Comment organiser votre réunion à Douai?

Lorsque l'on veut mettre en oeuvre un séminaire, la première action à faire est de trouver une ville avec une salle. Douai est une ville attrayante pour l'organisation de votre réunion. Grâce à sa localisation très bien desservie, Douai sera très facile d'accès. Douai fait partie du département du Nord (région Hauts de France).

Les avantages de Douai

Il y a une population de 40.000 habitants à Douai. Vous pourrez organiser des événements régionaux dans cette jolie ville de province.

Tous les services pour votre exposition à Douai

Activités

En embauchant des intervenants extérieurs, vous apporterez des moments de divertissement durant toute l'événement. Les possibilités sont variées : concert, DJ et jeux. En journée mais également en fin de journée, vous devrez proposer des animations originales pour occuper les personnes participant à votre conférence.

Programmation

Vous devriez demander à un spécialiste pour s'occuper de l'organisation. Si votre réception a une grande envergure, les services d'une agence spécialisée seront d'une aide précieuse. L'organisation d'un séminaire demande du temps.

Hôtellerie

Vous pourrez loger les participants à votre séminaire dans l'un des nombreux hôtels de la ville de Douai. La réservation des hébergements doit se faire au plus tard 12 mois avant la date de votre événement. Vous devriez mettre en place des partenariats avec des hôtels près du lieu de l'événement pour bénéficier de tarifs promotionnels.

Traiteur

Le traiteur doit organiser un point de restauration pour ravitailler tout le monde. Les traiteurs de Douai peuvent vous préparer un cocktail haut de gamme sur le lieu de l'événement. Les personnes présentes veulent manger à plusieurs reprises dans la journée.

Transit

Pour se rendre jusqu'au palais des congrès de Douai, les gens utiliseront un VTC. Le programme devra être construit en fonction des heures d'arrivée et de départ. Certaines personnes viendront par l'avion ou le train.

Parking

Les participants à votre congrès auront besoin d'un garage extérieur où garer leur voiture. Les exposants et les prestataires veulent pouvoir facilement livrer le matériel pour disposer leur espace avant le début de l'événement. Etant donné que beaucoup de gens viennent en véhicule, le parking va vite être un problème s'il n'est pas tout à fait assez dimensionné.

Quelques conseils pratiques pour l'organisation de votre réunion à Douai

Planification

Produire une réunion à Douai va nécessiter un important effort d'ordonnancement. Un agenda daté va vous aider à piloter le déroulement de votre événement. Vous aurez recours aux informations des prestataires pour prédéfinir votre plan.

Communication

Il faudrait aussi planifier la couverture pendant et suite à l'événement à Douai. Faites des annonces sur votre exposition pour faire venir beaucoup de participants. Les canaux sociaux et les journaux professionnels peuvent faire connaître les détails auprès de votre public cible.

Budget

La préparation d'un budget chiffré vous permettra d'avoir une bonne vision sur la rentabilité de votre événement. Sans l'équilibre budgétaire, votre congrès ne sera pas un succès total. Avec un budget clair, vous réduirez le risque d'être en difficulté à une étape dans le déroulement de votre exposition à Douai.

Quels sont les événements pour 2020 à Douai

Aucun événement n'est prévu à Douai à ce stade.

Vidéo de présentation de la ville de Douai



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