L'organisation d'un événement d'entreprise à Besançon

Organiser un événement d'entreprise à Besançon demande une bonne préparation en amont. Entre l'organisation logistique, l'estimation du budget et la prise en compte de tous les aspects techniques et administratifs, il est nécessaire de bien planifier chaque étape pour mener à bien l'événement en Bourgogne Franche Comté. Dans cet article, nous allons donner des conseils pratiques aux chefs d’entreprise souhaitant organiser un événement professionnel à Besançon.

L'étude du besoin

Tout d’abord, pour organiser un événement d’entreprise à Besançon, il est impératif de définir le type d’événement que vous souhaitez organiser. Que ce soit une réunion, une conférence ou un séminaire, le type d'événement va avoir une incidence sur les autres décisions importantes qui se prendront au cours du processus. Une fois le type d’évènement choisi, il sera possible de trouver la salle adéquate. La salle doit correspondre à la taille et aux exigences de la réunion ou de la conférence et être adaptée au type de public invité (clients potentiels ou employés).

Il est ensuite temps de penser aux services supplémentaires nécessaires pour assurer le succès du projet. Vous devrez prendre en considération divers aspects tels que la nourriture et les boissons servies durant l’événement. Vous devez aussi songer à l'animation. Si vous choisissez par exemple d'organiser une conférence ou un séminaire sur un thème donné, vous pouvez envisager de fournir aux participants une liste d'activités complémentaires, telles des visites guidées de la ville, des dégustations ou des ateliers. Si vous organisez par contre un séminaire pour les commerciaux, pensez à mettre à disposition des salles de repos et des espaces communs.

Le choix du lieu

Après l'étape du besoin, vous allez pouvoir choisir la date et le lieu. Le choix d'une salle adaptée est une étape essentielle pour que votre évènement soit réussi. Si vous organisez un team building par exemple, il est recommandé de sélectionner une salle qui dispose d’un équipement audiovisuel adapté. La plupart des salles sont équipées d’écrans plasma ou LCD, d’enceintes amplifiées ainsi que de projecteurs, de microphones ou d’une sonorisation adaptée. Vous pourrez également y installer des tables rondes et des chaises confortables.

L’aménagement de votre salle devra également être bien pensé pour que le séminaire soit un succès. Vous devez prévoir une table pour le déjeuner ainsi qu’un espace pour les boissons et snacks (cafés, jus de fruits). Pensez à installer des toilettes séparées et un point d’eau si nécessaire. Si vous avez besoin

La dernière étape du processus est celle où vous devez décider où organiser l’événement. Il existe de nombreuses options possibles en ce qui concerne le lieu : dans un hôtel, au sein même de votre entreprise ou dans une salle extérieure. Ce ne sont pas les lieux à louer qui manquent à Besançon. Voici quelques exemples :

Si vous avez opté pour une salle en extérieur, assurez-vous que celle-ci offre une vue panoramique sur la ville et qu’elle est bien située. Une fois que vous aurez choisi le lieu et le thème de l’événement, vous devrez organiser celui-ci. Pour ce faire, vous devrez notamment :

Pour vous aider à organiser votre séminaire à Besançon, n’hésitez pas à faire appel à un professionnel qui saura vous proposer un lieu et des activités adaptés.

La communication événementielle : l’élément clé de la réussite d’un séminaire

L’organisation d'un séminaire nécessite une bonne communication avec vos collaborateurs ou les personnes invitées. En effet, pour que le projet soit une réussite, vous communiquerez en amont sur le déroulement du programme, notamment auprès des participants.

Pour atteindre cet objectif, vous pouvez :

La communication événementielle est essentielle pour réussir votre prochain séminaire. Si elle ne s’improvise pas, elle peut toutefois être confiée à une agence spécialisée dans ce domaine qui saura répondre à vos besoins et vous aider dans la réalisation de votre projet.

Il existe de nombreuses agences événementielles à Besançon. Elles sont capables d'organiser des événements professionnels sur mesure à partir d'un cahier des charges et d'un budget bien défini. De la location de la salle à la réservation de la prestation de traiteur, elle vous proposera un service clé-en-main pour votre soirée.

Comment réussir son séminaire à Besançon ?

La réussite d’un séminaire dépend avant tout de sa préparation. Pour cela, vous devez :

Pour que votre séminaire soit un succès, il doit avant tout répondre aux objectifs que vous vous êtes fixés. En effet, le programme doit être en adéquation avec vos besoins et ceux de vos collaborateurs. De même, les activités doivent être adaptées aux participants afin de leur permettre de se ressourcer et d’échanger.

Pour vous aider, pensez à réaliser un brainstorming et à lister les différents thèmes à aborder. En effet, vous devez déterminer dès le départ les sujets qui seront traités lors du séminaire. Cela permet d’établir une liste des personnes qui vont intervenir durant l’événement et de s’assurer qu’elles soient disponibles pour échanger avec les participants.

De plus, vous pouvez organiser un atelier afin de permettre aux participants d’échanger sur un sujet qui leur tient à cœur. Vous pouvez aussi opter pour des ateliers de travail en groupe pour favoriser les échanges entre les participants et faire émerger des idées innovantes. Enfin, pensez à prévoir une activité ludique ou créative pour permettre aux participants de se détendre et d’évacuer le stress.

La ville de Besançon en vidéo



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