Comment choisir une agence événementielle au Mans?
Vous êtes actuellement en train de préparer votre prochain événement de grande ampleur dans la région du Mans. Cet événement est d'une importance capitale pour votre entreprise. Vous allez mobiliser plusieurs dizaines de milliers d'euros dans le cadre du lancement d'un produit ou d'un événement professionnel. Vous avez choisi Le Mans, berceau de la course automobile afin de réunir vos clients dans un cadre agréable. Voici quelques conseils pratiques pour bien choisir l'agence chargée de gérer l'organisation de votre événement.
Retenir une agence locale
L'organisation d'un événement demande un solide réseau de prestataires : location de salle de réception, traiteur pour le buffet ou encore les artistes pour l'animation. Une agence locale telle que Lab Services a forcément de meilleures connexions avec les acteurs régionaux qu'une agence basée dans une autre partie du pays.
Une agence de communication locale aura également de bons appuis auprès des autorités locales ce qui est toujours utile lorsqu'il faut obtenir des autorisations spéciales pour accueillir du public ou organiser un événement dans un contexte particulier.
Visiter au moins 3 lieux
Les lieux où organiser des événements de qualité sont assez nombreux au Mans :
- le circuit des 24 heures du Mans,
- le centre Le Mans événements,
- Le Mans Country Club,
- Château de Chéronne,
- le haras de la Potardière,
- Novotel Le Mans est,
- MMArena,
- Pathé Le Mans.
Ce qui est formidable, c'est que vous allez pouvoir planifier des événements pour des centaines voire des milliers de participants. En outre, vous pourrez thématiser votre événement autour de ce qui fait l'ADN de la ville du Mans : le domaine de la course automobile. Vous pourrez par exemple proposer aux gens une initiation à la course d'endurance ou une rencontre avec des pilotes de haut niveau.
Notre recommandation est de visiter au moins 2 ou 3 lieux de réception. Cela vous permettra de comparer les offres de services mais aussi de vous projeter au travers des scénarios proposés par votre agence de communication.
Utiliser les relations presse
Vous souhaitez que votre événement rencontre une audience très large. Demandez à votre agence de mener une campagne de relations publiques. En s'appuyant sur le travail des journalistes, vous pourrez obtenir de précieux relais dans la presse locale et nationale. C'est excellent pour votre image de marque et la base de toute stratégie de communication autour d'un événement spécifique.
Analyser l'offre de services
L'agence que vous allez retenir va vous proposer une façon de travailler. En général, vous bénéficierez du support d'un chef de projet dédié. Il sera votre interlocuteur privilégié au quotidien dans tout le travail de préparation en amont de l'événement. Il établira avec vous un planning et un budget puis il sélectionnera et coordonnera les différents prestataires.
A chaque étape, il aura à coeur de vous apporter sa rigueur et sa créativité. Vous pourrez lui faire part de vos suggestions sur le déroulement de votre journée. En réalité, c'est un travail d'équipe où chacun doit trouver sa place et apporter son expertise.