Le fichier et le mailing

Il s’agit de joindre directement un nombre important de personnes que l’on est censé connaître. Attention aux fichiers “Bottin”, lourds, sans pertinence dans le choix des personnes que l'on contacte et coûteux en affranchissement. Un fichier doit être pensé rationnellement, il correspond à des personnes bien précises que l’on a identifiées. Éviter également les achats de fichiers. Géré sur informatique (des logiciels spécialisés existent), le fichier doit être tenu à jour régulièrement (il est obsolète au bout d'un an), il pourra être utilisé selon plusieurs critères de tri, d’entrées (nom, profession, code postal, etc.). Il est préférable de constituer un fichier en raisonnant par groupes :

• institutionnels (partenaires, politiques, ministères, autres lieux d’exposition...)
• journalistes (presse spécialisée, généraliste, nationale, régionale...)
• personnalités diverses (nationales, régionales, artistes)
• public visé

Penser à proposer aux personnes intéressées de laisser leurs noms et adresses (postales et électroniques) à l’accueil afin de recevoir les informations mais attention à ne pas submerger les fichiers avec les coordonnées des personnes de passage qui ne reviendront plus. Le fichier informatique permet une utilisation optimale de toutes ces informations.

Toute constitution de fichier nominatif devra faire l’objet d’une déclaration à la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) certains critères de tri étant prohibés (race, religion, caractéristiques physiques, etc.). Se référer à l’article 16 et suivant de la loi 78-17 du 6/01/1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (pour toute information complémentaire : www.cnil.fr).

Concernant le mailing, qui est l'aboutissement de la gestion du fichier, il ne sera efficace que si le fichier est à jour. Éviter les mailings trop importants, chers et inefficaces. Aujourd’hui le mailing par email, peu coûteux et très réactif, est un excellent complément du fichier papier, à condition qu’il soit précis et pertinent. Il ne s’agit pas, là non plus, de réaliser des envois pléthoriques et non ciblés qui peuvent tomber sous le coup des réglementations sur les spams.

Le pré-vernissage

Il peut être pertinent d'inviter les élus, les personnalités locales et la presse pour un pré-vernissage. Ce moment plus intime et personnalisé permet d'expliquer le sujet, de présenter les œuvres, le ou les artistes, bref, d'offrir aux acteurs locaux un accueil privilégié qui leur permettra de mieux comprendre les objectifs de la manifestation.

Le vernissage

Le vernissage ouvre l'exposition ou la manifestation. C'est un moment essentiel où il convient de mettre en valeur le professionnalisme du lieu et des organisateurs (ainsi, ne jamais installer buffet et boissons au milieu des œuvres). Le vernissage est un moment relationnel par excellence. Si les invitations ont été bien faites, il permettra de rencontrer les personnalités présentes et de remercier officiellement, lors du discours d'ouverture, les différents partenaires, institutionnels, financiers, et les artistes présents. Quelques jours avant la date retenue, on vérifiera par une tournée téléphonique ou par email que les personnes dont on souhaite la présence ont bien reçu l'invitation. De même, on rappellera date et heure aux quotidiens locaux qui pourront ainsi se déplacer pour l'événement. Prévoir des dossiers de presse et des visuels à remettre aux journalistes. Si un catalogue a été édité, il sera distribué aux personnalités dès leur arrivée. Après le vernissage, on réunit souvent les différents partenaires autour d'un repas. Ne pas oublier de l'organiser et de solliciter (discrètement) par avance les invités. Attention à la date et à l'heure du vernissage ! Les choisir de préférence en cohérence avec les vernissages des autres lieux alentour, qui, sans être concurrents proposent au public de la zone
géographique dont ils dépendent, une offre culturelle créant une dynamique vers ces espaces.
L'accueil du public participe également des moyens de communication, et influe sur l'image qu’il se fera du lieu. L'expérience montre que le bouche-à-oreille est un excellent moyen de faire de la communication. Un visiteur satisfait enverra d’autres visiteurs et reviendra s'il le peut. On se référera utilement au chapitre suivant.

/// Légende et crédit : Vernissage au Conseil général du Haut-Rhin, Colmar, 2005 : Didier Mencoboni, Les Croix, 2002-03 (collection Frac Alsace), photo : Agence culturelle d'Alsace