Le prêt des œuvres
C’est l’opération pivot du projet d’exposition, et pour cela la recherche documentaire et la sélection des œuvres aura été entreprise très en amont. Il convient bien entendu d’avoir précisément identifié et choisi les propriétaires ou prêteurs des œuvres : en premier lieu pour emprunter des œuvres on s’adressera à l’artiste si c’est une exposition d’art contemporain, à une (ou des) galerie(s) ou collection(s) privée(s), à des particuliers, à des collections publiques (musées, centres d’art, Frac, etc.). Attention, certaines collections publiques doivent être sollicitées au moins six mois avant l’exposition, car les commissions de prêt se réunissent à dates fixes. En règle générale, il faut toujours s’assurer le plus tôt possible de la disponibilité d’une œuvre.
La demande de prêt
Formulée dans un courrier officiel, elle est adressée par le responsable de la manifestation ou par l’entremise de sa tutelle, elle justifiera la nécessité d’intégrer les œuvres sollicitées dans l’exposition. Après accord tacite du prêteur, un formulaire de prêt d'œuvre (en trois exemplaires : emprunteur, prêteur, assurance ; un formulaire par œuvre) est soumis au propriétaire de(s) l'œuvre(s). Ce document sera renseigné, signé et daté par le prêteur et par l’emprunteur. Il est le plus souvent complété par une convention de prêt dans laquelle les contractants s’engagent sur le respect des conditions qui régissent le prêt. En cas de litige, on pourra se référer à ces documents.Le formulaire de prêt d'œuvre
à en-tête de l’emprunteur-organisateur (nom et coordonnées exactes)- Titre de l’exposition :
- Lieu et date de l’exposition :
- Nom du prêteur et coordonnées exactes :
- Nom de l’artiste :
-
Description de l'œuvre :
titre de l'œuvre, année de création, technique et matériaux, dimensions en cm avec et sans cadre ou avec et sans socle (hauteur, largeur, profondeur) -
État de l'œuvre :
accompagné d’un constat d’état établi par le propriétaire de l'œuvre -
Assurance de l'œuvre :
indiquant sa valeur en euros (le prêteur en détermine le montant) -
Mentions obligatoires :
Comment le prêteur veut-il être nommé sur les cartels et/ou dans le catalogue ? -
Droits de reproduction et de photographie :
pour l’édition du catalogue, la promotion de l’exposition, la fabrication de produits dérivés ou à des fins éducatives... Le prêteur sera prié d’envoyer un document visuel de l'œuvre(photographie, ektachrome ou fichier numérique, libre de droits et précisant les mentions obligatoires) -
Transport :
adresse d’enlèvement de l'œuvre, de dépôt et de retour, en précisant à quelles dates se feront ces opérations. Préciser le poids approximatif de l'œuvre, son emballage (caisse ou autre). Sauf convention contraire, les frais d’emballage, de transport et les assurances sont à la charge de l’emprunteur -
Remarques du prêteur :
à propos du transport, du niveau d’éclairement de l'œuvre, etc. - Remarques de l’emprunteur :
