Quels moyens pour un bon bilan?

• Des fiches de fréquentation du public, tenues par le personnel d’accueil, pour compter le nombre d’entrées par jour (gratuites ou payantes) ; elles seront le « baromètre » de l’exposition et mettront en évidence les pics et les baisses de fréquentation selon les jours de la semaine.
• Un questionnaire destiné aux visiteurs avec une aide éventuelle pour le remplir ou l’engagement d’un dialogue avec le public.
• Une enquête effectuée par des observateurs situés à des points stratégiques dans l’exposition pour noter les réactions des visiteurs.
• Un livre d’or, disponible à l’accueil, invitera les visiteurs à mettre par écrit leurs impressions immédiates.
• Une lecture attentive des articles de presse qu’ils soient positifs ou négatifs.
• La réalisation d’une revue de presse sera un bon indicateur de l’efficacité de la communication et de la perception par les médias et le public.
• Un bilan financier, en rapport au budget prévisionnel, permettra d’analyser les dépenses et recettes réelles, de comprendre les dépassements de budget, de motiver les insuffisances de financement ou de plaider les réajustements nécessaires à l’avenir.
• La réalisation d’un reportage photographique ou vidéo tout au long du montage de l’exposition, car il est important de garder une trace visuelle du travail qui a été réalisé : elle constituera la mémoire et les archives de l’exposition. Toutes les phases, de la conception à la réalisation, peuvent être prises en compte : la rencontre avec le ou les artistes, l’accrochage des œuvres, la complexité de mise en place d’une œuvre remarquable et les moyens techniques exceptionnels requis, le temps du vernissage et éventuellement des animations avec le public, enfin les espaces finalisés et les œuvres en présentation.
• Ces documents photos ou séquences vidéo serviront plus tard à illustrer les supports de communication de la structure et notamment à enrichir son bilan annuel d’activités.
• Un état des difficultés rencontrées sur le fonctionnement et la durée de l’exposition : la maintenance, les imprévus, les incidents, les problèmes de personnel, etc...