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Quels moyens pour un bon bilan?

 
  • Des fiches de fréquentation du public, tenues par le personnel d’accueil, pour compter le nombre d’entrées par jour (gratuites ou payantes) ; elles seront le « baromètre » de l’exposition et mettront en évidence les pics et les baisses de fréquentation selon les jours de la semaine.
  • Un questionnaire destiné aux visiteurs avec une aide éventuelle pour le remplir ou l’engagement d’un dialogue avec le public.
  • Une enquête effectuée par des observateurs situés à des points stratégiques dans l’exposition pour noter les réactions des visiteurs.
  • Un livre d’or, disponible à l’accueil, invitera les visiteurs à mettre par écrit leurs impressions immédiates.
  • Une lecture attentive des articles de presse qu’ils soient positifs ou négatifs.
  • La réalisation d’une revue de presse sera un bon indicateur de l’efficacité de la communication et de la perception par les médias et le public.
  • Un bilan financier, en rapport au budget prévisionnel, permettra d’analyser les dépenses et recettes réelles, de comprendre les dépassements de budget, de motiver les insuffisances de financement ou de plaider les réajustements nécessaires à l’avenir.
  • La réalisation d’un reportage photographique ou vidéo tout au long du montage de l’exposition, car il est important de garder une trace visuelle du travail qui a été réalisé : elle constituera la mémoire et les archives de l’exposition. Toutes les phases, de la conception à la réalisation, peuvent être prises en compte : la rencontre avec le ou les artistes, l’accrochage des œuvres, la complexité de mise en place d’une œuvre remarquable et les moyens techniques exceptionnels requis, le temps du vernissage et éventuellement des animations avec le public, enfin les espaces finalisés et les œuvres en présentation.
  • Ces documents photos ou séquences vidéo serviront plus tard à illustrer les supports de communication de la structure et notamment à enrichir son bilan annuel d’activités.
  • Un état des difficultés rencontrées sur le fonctionnement et la durée de l’exposition : la maintenance, les imprévus, les incidents, les problèmes de personnel, etc...
Etienne BossutCela requiert des échanges permanents d’information au sein de l’équipe, techniciens et animateurs compris, une implication forte du personnel dans le projet jusqu’à son aboutissement et une réelle maîtrise de l’organisateur sur l’ensemble de l’exposition. Un vrai travail d’équipe et une motivation de chacun des acteurs, du concept à la réalisation de l’exposition, sera la véritable clé du succès. Ainsi chacun souhaitera renouveler l’aventure à la plus grande satisfaction des publics.
 
 
 
La revue de presse :
Il est important de recenser et de classer toutes les informations parues dans la presse concernant la manifestation organisée. On réalisera une revue de presse constituée de photocopies de tous les articles de presse ainsi que les transcriptions écrites des interventions audiovisuelles. Ce sera déjà un bon indice sur la perception sinon du public du moins des médias. Cela s’avèrera également très utile envers les partenaires financiers présents et futurs, qui auront vu leur nom cité à propos de la manifestation et qui seront susceptibles de renouveler leur partenariat avec une structure qui a montré du sérieux et entretient de bonnes relations avec la presse. Les relations presse pourront être menées par une agence spécialisée ou par un(e) attaché(e) de presse indépendant(e), il conviendra alors d’ajouter ses honoraires aux dépenses engagées.
 
 
 
/// Légende et crédit : Exposition d'Étienne Bossut, Un peu d’incertitude, Frac Alsace, 2003, photo : Klaus Stöber
 
 
 
 
 
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Dernière mise à jour le 22/07/2011